パーソナルジムの御礼メールから次の予約へ｜送る時機と、書かないほうがよいこと

セッションが終わった後に「本日はありがとうございました」とだけ送っている店は、送る手間に対して得ているものがほとんどありません。パーソナルジムの客が知りたいのは、感謝の言葉ではなく、今日やったことにどんな意味があったのか、次までに何をすればよいのかです。ここが書かれていれば読まれ、返事が来て、次の予約に繋がります。ここでは、セッション後に送る連絡を何で構成するか、体験の後と会員向けでどう分けるか、口コミを頼むときにどこで線を引くかまでを整理します。

御礼だけの文面は、読まれて、それで終わる

まず、いま送っている文面が何をしているかを確認してください。

「本日はありがとうございました。またのご来店をお待ちしております」。この2文で伝わる情報はゼロです。客は読んで、閉じます。悪いことは起きませんが、良いことも起きません。

パーソナルジムの客が抱えているのは、ほとんどが同じ不安です。今日のトレーニングは自分にとって正しかったのか。この調子で続けて結果が出るのか。次までの数日をどう過ごせばよいのか。この3つに何も答えていない連絡は、送っても送らなくても同じです。

セッション後の連絡を役立つものに変える方法は1つです。その日の記録の続きとして書くこと。トレーナーが客の目の前で書いたものを、そのまま客にも渡す。感謝の言葉は最初の1行で足ります。残りは中身に使ってください。

中身は4つで足りる

長く書く必要はありません。次の4つがあれば十分です。

・その日に何をしたか。種目と、扱った重量、回数。数字で残すと客は前回と比べられます ・なぜそれをしたか。今日の狙いを1行で書く。ここが無いと、客はただ疲れただけになります ・次までにやること。自宅でできることか、食事の意識か。1つに絞ってください。2つ以上出すと、どれもやりません ・次回の日時。決まっているなら書く。決まっていないなら、空いている候補を出す

この4つを並べると、文面は自然に短くなります。長い文章を書く必要が無いのは、数字が説明の代わりをしてくれるからです。「スクワット40キロを10回」と書いてあれば、前回が35キロだった客は自分で気づきます。

避けたいのは、専門用語を並べることです。筋肉の名前や理論を書いても、客はその場で聞いた説明を思い出すだけで、新しい情報は得られません。

送る時機は、その日のうちが上限

時機の選択肢は3つあります。

・セッションの直後。記憶が新しく、体の感覚も残っている。読まれる確率が最も高い ・その日の夜。客が帰宅して落ち着いた頃。翌日の予定を考える時間帯と重なる ・翌日以降。記憶が薄れ、内容と結び付かなくなる

現実的には、その日のうちに届けばよい、と考えてください。直後に送りたくても、トレーナーは次の客に入っています。無理に直後を狙うと、記録が雑になります。

夜に送る場合、遅い時刻は避けてください。22時を過ぎて通知が鳴るのは、内容にかかわらず印象がよくありません。送る時刻を決めておいて、書いた文面をその時刻にまとめて送る形にできると、トレーナーは好きなタイミングで書けます。

翌日以降にずれ込むなら、送らないほうがましな場面もあります。3日後に届く「本日はありがとうございました」は、見ていないことを伝えてしまいます。

体験やカウンセリングの後は、まったく別の文面にする

会員向けの文面をそのまま体験の後に使うと、効きません。相手が置かれている状況が違うからです。

会員は、すでに続けることを決めています。必要なのは次回までの指針です。体験に来た人は、やるかどうかを決めている途中です。必要なのは判断の材料です。

体験の後に渡すべきものは4つあります。

・その日に測った数値。体重、体脂肪率、可動域、扱えた重量。自分の現在地が分かります ・目標までにかかる期間の考え方。断定はできませんが、どういう頻度でどれくらいという枠組みは示せます ・料金とコースの内容。回数、期限、支払いの方法、途中でやめるときの扱い ・通える時間帯に空きがあるか。ここが合わなければ、他がよくても続きません

この4つを渡して、その場では決めさせない。家で考えてもらう。パーソナルジムは高額な契約になることが多く、その場の勢いで決めた契約は、後から解約や休会の相談として戻ってきます。戻ってくる契約を減らすことは、新規を増やすことと同じだけ価値があります。

契約を迫る文面と、材料を渡す文面の違い

体験後の連絡を送るとき、書き方を一歩間違えると営業の連絡になります。境目ははっきりしています。

材料を渡す文面は、その日に起きた事実から書きます。測った数値、できた動き、詰まった動き。そのうえで、コースの内容を淡々と添える。

営業の文面は、期限から書きます。今週中に決めていただければ、残り1枠です、といった書き方です。これは判断を急がせる圧力で、受け取った側は身構えます。

急がせる書き方をすると、成約率は一時的に上がることがあります。ただし、急いで決めた客が長く続くかというと、別の話です。パーソナルジムの収益は継続で立っているので、入口で無理をすると後で崩れます。

キャンペーンの締め切りを伝えること自体は、事実であれば問題ありません。実在しない期限を作ったり、残りの枠数を実際より少なく書いたりするのは避けてください。表示の内容が実際と違えば、景品表示法の問題になります。

次回の予約を、この連絡で取りにいくか

パーソナルジムでは、セッションの終わりにその場で次回を決めるのが基本です。その場で決まっていれば、後から連絡で取りにいく必要はありません。

問題は、その場で決まらなかった場合です。予定が分からない、仕事の都合が読めない。そのまま帰した客は、放っておくと間隔が空きます。

この場合、セッション後の連絡に候補の日時を2つか3つ添えてください。「空いている日を教えてください」と書くと、客は自分で調べて返事を書く必要があります。候補が並んでいれば、選ぶだけです。この差だけで、返事が返ってくる確率が変わります。

もう一歩進めるなら、客が自分で空きを見て取れる形にしておくことです。候補を出す作業も要らなくなりますし、夜中に思い立った客がその場で取れます。連絡のたびに空き枠を調べて書くのは、会員が増えると続きません。

トレーナーが毎回書くと、1か月で止まる

セッション後の連絡でいちばん多い失敗は、続かないことです。最初の2週間は全員に丁寧に書き、だんだん短くなり、忙しい日に飛ばし、そのままやめる。

原因は、毎回ゼロから書いているからです。1件に5分かかるなら、1日6本のセッションで30分です。これを毎日やるのは無理があります。

分けてください。型で済む部分と、その人にしか書けない部分です。

型で済むのは、挨拶、その日の種目と重量、次回の日時、店からの案内。種目と重量は記録から持ってこられるので、書き写す必要はありません。

その人にしか書けないのは、今日の狙いと、次までにやることの2行だけです。ここに時間を使ってください。2行なら1分で書けます。

型の部分を手で書いている限り、続きません。記録した内容がそのまま連絡に入る形になっているかどうかが、続くかどうかの分かれ目です。

LINEで送るか、メールで送るか

送る手段によって、残り方が変わります。

LINEは読まれます。ただし、会話の中に流れていきます。3か月前のセッションの記録を客が探すのは難しい。日々のやり取りと混ざるので、記録としては使いにくい。

メールは読まれる率が落ちますが、後から探せます。件名に日付を入れておけば、客が自分の履歴として蓄積できます。数値の推移を見返したい客には、こちらのほうが合います。

両方を使う手もあります。日々の短いやり取りはLINE、記録として残す連絡はメール。ただし、手段を増やすと店側の管理が増えます。会員が50人を超えたあたりから、どちらでいつ何を送ったかが分からなくなります。

どちらにしても、送った内容が店に残っていることが条件です。トレーナー個人の端末にしか残っていないと、その人が辞めた日に履歴ごと消えます。

口コミを頼むなら、線をどこで引くか

セッション後の連絡で、地図サービスや予約サイトへの口コミを依頼している店があります。集客に効くので気持ちは分かりますが、頼み方には線があります。

広告であることを隠した表示について、消費者庁は次のように説明しています。

景品表示法で規制されるのは、広告であって、一般消費者が広告であることを分からないものです。 出典: caa.go.jp

同じページには、規制の対象となるのは商品やサービスを供給する事業者であり、依頼を受けた第三者は対象にならないとも書かれています。つまり、頼んだ側が責任を負うという構造です。

やってよいことと、避けるべきことは分かれます。

・内容を指定しない。「5つ星でお願いします」「この点を書いてください」と頼むのは避けてください ・書くかどうかを客に委ねる。断りやすい書き方にしておく ・特典と交換にしない。口コミを条件に割引や無料の回数を渡すのは、表示の独立性を損ないます ・関係性が分かる状態にする。店から依頼して書かれたものであれば、その事実が隠れない形にする

判断に迷う設計を思いついたときは、実行する前に消費者庁の案内を確認するか、専門家に当ててください。集客の効果は一時的ですが、指摘を受けたときの損失は長く残ります。

宿題を書くときに、踏み込まないほうがよい領域

次までにやることを書く欄は、この連絡でいちばん価値のある部分ですが、同時にいちばん注意が要る部分でもあります。

自宅でできる種目や、日常の動きの意識については、指導の範囲として書けます。問題になりやすいのは次の2つです。

1つは、食事の指示を具体的に書くことです。摂取する栄養素の量や、特定の食品を避けるよう書くことは、相手の持病や服薬の状況によって適切さが変わります。パーソナルジムの中には管理栄養士が在籍している店もありますが、そうでない店が同じ書き方をするのは避けてください。書くとしても、一般的な目安として示し、個別の相談は該当する資格を持つ人や医療機関へ、という形にとどめるのが安全です。

2つ目は、痛みや不調への対処を書くことです。客が「腰が痛い」と言ったときに、原因を断定したり、治す方法を書いたりするのは、指導の範囲を超えます。トレーニングの内容を軽くする、該当の動きを外す、という店側の対応を伝えるところまでにして、症状そのものについては医療機関へ、と書いてください。

この2つは、文面の型を作る段階で決めておいてください。トレーナーごとの判断に任せていると、誰か1人が踏み込んだときに店の問題になります。

記録を、写真や動画で渡すかどうか

セッション中にフォームを撮影して、客に渡している店があります。本人は自分の動きを見られないので、映像は言葉より伝わります。

渡すなら、決めておくことが3つあります。

・撮ることに同意をもらう。毎回口頭で確認するのか、最初に一度まとめて確認するのか ・どこに保管するか。トレーナーの個人の端末に溜め続けるのは避けてください。辞めたときに一緒に持ち出されます ・いつ消すか。退会したあと、どれくらいで消すかを決めておく

体のラインが写る映像は、客にとって扱いに気を使うものです。店が保管する期間を伝えておくだけで、受け取られ方が変わります。

渡す量にも注意してください。毎回5本の動画が届くと、客は見ません。1回につき1本、変化が見えるものだけを選んで渡すほうが効きます。

休会や中断の相談が来たときに、どう返すか

セッション後の連絡は、休会や中断の相談を受け取る入口にもなります。対面では言い出しにくいことが、文字でなら送れるからです。

ここで引き止めに入ると、その客は二度と相談してこなくなります。次は連絡なしで来なくなります。

返し方の順番は決まっています。まず、理由を聞く。仕事が忙しいのか、費用なのか、結果が出ないことなのか。理由によって打てる手がまったく違います。

次に、その理由に対する選択肢を出す。時間なら、通える時間帯に空きがあるかを調べて出す。費用なら、頻度を落とす形があるかを示す。結果なら、これまでの記録を並べて、何が変わって何が変わっていないかを見せる。

最後に、やめる選択も尊重すると伝える。ここを書けるかどうかで、戻ってくるかどうかが変わります。パーソナルジムは、生活の状況が変われば一度離れるのが普通の商売です。離れ方が良ければ、戻ってきます。

休会の制度が無い店は、この相談が来たときに退会しか選べません。制度を作るかどうかは経営判断ですが、相談が実際に何件来ているかを記録しておくと、判断の材料になります。

トレーナーが辞めるとき、この連絡はどうなるか

見落とされがちですが、セッション後の連絡を担当トレーナー個人のアカウントで送っている店は、そのトレーナーが辞めた日に問題が起きます。

客との会話の履歴が、店に残りません。次に担当するトレーナーは、これまで何を伝えてきたのかを知らないまま引き継ぎます。客からすれば、また最初から説明することになります。

さらに、辞めたトレーナーが別の店に移った場合、客との連絡の経路がそのまま残ります。これを防ぐために契約で縛ろうとする店がありますが、縛るより最初から店の経路で送るほうが単純です。

店の経路で送るなら、差出人は店の名前にして、文中に担当者の名前を入れてください。客にとって誰が見てくれているかは分かり、経路は店に残ります。トレーナーが替わっても、過去のやり取りを新しい担当が読めます。

全員向けの案内を、この連絡に混ぜたくなったとき

年末年始の休業、料金の改定、新しい設備の導入。全員に伝えたいことが出てきたとき、セッション後の連絡に混ぜれば確実に届くように思えます。

ただし、混ぜると2つの問題が起きます。

1つは、伝わる時期がばらけることです。週2回来る客には3日で届きますが、月1回の客には1か月かかります。休業の案内を1か月かけて伝えるのは遅すぎます。

もう1つは、文面の性質が変わることです。個人向けの記録に、全員向けの告知が混ざると、どちらも読み飛ばされます。

全員に伝えることは、別の連絡として一斉に送ってください。その際、宣伝や広告に当たる内容を含むなら、同意の取り方や配信停止の受け付けを整理しておく必要があります。予約に紐づく連絡と、全員向けの案内は、送る仕組みも分けておくほうが後々楽になります。

辞めそうな客の合図は、この連絡に出る

セッション後の連絡には、集客とは別の使い道があります。辞めそうな客を早く見つけることです。

パーソナルジムを辞める人は、辞めると言う前に、いくつかの兆候を出します。

・返信が来なくなる。これまで一言返してきた人が、続けて反応しなくなる ・次回の日時を決めずに帰るが続く ・間隔が空く。週2回だった人が週1回になり、隔週になる ・宿題への反応が無くなる。自宅での課題について触れなくなる

この4つは、連絡を送っていなければ気づけません。送っているからこそ、反応の変化が見えます。

見つけたときに何をするかも、先に決めておいてください。すぐに引き止めの連絡を入れるのか、次に来たときに時間を取って話すのか。何もしないと決めるのも1つの判断ですが、気づいていないのと、気づいたうえで何もしないのは違います。

送る相手の状況によって、内容の重みが変わる

同じ型で送っていても、客が置かれている段階によって、いちばん効く行が違います。

通い始めて1か月以内の客に効くのは、できるようになったことです。体は短期間では変わりませんが、動きは変わります。前回できなかった動きができた、という事実を書いてください。この時期に数値の変化を期待させると、変化が出ないときに気持ちが折れます。

3か月目の客に効くのは、積み上がった記録です。開始時と比べてどの種目がどれだけ伸びたか。この時期は最初の勢いが落ちるので、続けてきたことが数字で見えると持ち直します。

コースの終盤にいる客に効くのは、次の選択肢です。残り3回になった時点で、続けるならどの形があるかを示しておく。終わってから聞くのでは遅く、客の気持ちはすでに離れています。

型を1つしか持たない店でも、この3つの段階でどの行を厚くするかは変えられます。誰がどの段階にいるかは、記録があれば分かります。

返信をもらう設計にするか

返信が来る連絡と、来ない連絡があります。違いは、質問が入っているかどうかです。

「ご不明な点があればお知らせください」では返事は来ません。答えるべきことが無いからです。返信がほしいなら、答えやすい質問を1つだけ入れてください。

・今日の後半のきつさは、10段階でどのくらいでしたか ・明日、脚に張りが出たら教えてください ・次の水曜と金曜、どちらが動きやすいですか

返事が来れば、次のセッションの組み立てに使えます。来なければ、体調の確認は当日にすればよい。ただし、質問を毎回変えないと、形式的になって答えられなくなります。

返信を受け取る体制も決めてください。誰がいつ読むか。読まれない返信が溜まると、客は次から書かなくなります。

連絡の中で、料金や物販の話をどこまで出すか

サプリメントやプロテイン、パーソナルの回数券、関連する物販を扱っている店では、この連絡で触れたくなります。

触れること自体は構いませんが、置く場所を間違えないでください。その日の記録と課題を書いた後、最後に1行で足す。先に置くと、本文全体が販売の連絡として読まれます。

もう1つ、勧める根拠をその人の記録に置いてください。「今日の後半で握力が先に落ちていたので、グリップの補助具を試す手があります」。こう書けば、売り込みではなく提案になります。全員に同じ商品を同じ文面で勧めると、そこで信用が下がります。

扱っている商品の効果について書くときは、表示の内容が実際と合っているかを確認してください。体の変化について断定した書き方をすると、景品表示法や健康増進法の観点で問題になり得ます。迷う表現は使わないのが安全です。

送らないと決める判断もある

全員に毎回送る必要はありません。送らない判断が合う場面もあります。

セッション中に十分に説明できていて、次回もその場で決まっていて、客が連絡を好まない。この条件が揃っているなら、送っても喜ばれません。実際、連絡が多いことを負担に感じる客はいます。

送る相手を絞る方法もあります。始めたばかりの3か月だけ送る、間隔が空き始めた人にだけ送る、測定をした日にだけ送る。全員に毎回という形にこだわると、続けるための労力が中身を上回ります。

絞るなら、基準を決めて全員に同じ扱いをしてください。トレーナーの気分で送る相手が変わると、送られなかった客が気づいたときに不公平になります。

何を見て、良し悪しを判断するか

セッション後の連絡が効いているかどうかは、3つで判断できます。

1つ目は、次回の予約が決まっている割合です。送る前と後で比べます。上がらないなら、候補の日時を入れていないか、入れていても選びにくい形かもしれません。

2つ目は、返信が来る割合です。質問を入れたかどうかで大きく変わります。

3つ目は、来店の間隔です。これがいちばん重要で、連絡の本当の目的はここにあります。間隔が縮まっていないなら、内容が客の役に立っていない可能性があります。

この3つを見るには、送った記録と予約の記録が繋がっている必要があります。個人の端末から手で送っていると、送った日と次の予約の関係を後から辿れません。

文面の型は、誰が作るか

トレーナーが複数いる店では、型を誰が作るかで質が揃うかどうかが決まります。

各自に任せると、書く量も、書く内容も、丁寧さもばらつきます。客は他の会員と話すので、「あの先生は毎回詳しく送ってくれるらしい」という比較が生まれます。担当への不満は、ここから始まることがあります。

型は店が作ってください。そのうえで、自由に書ける部分を2行だけ用意する。型が決まっていれば、経験の浅いトレーナーでも最低限の内容を渡せます。

型を作るときは、いちばん忙しいトレーナーが1分で書き終えられるかを基準にしてください。基準を満たさない型は、誰も使いません。丁寧に作り込んだ型ほど、現場で使われずに終わります。

作った型は、3か月に一度は見直してください。使われていない欄があれば削り、毎回同じことを手で書き足しているなら型に入れる。使い続けていれば、直すべき場所は自然に見えてきます。

書いた内容を、次のセッションで使えているか

セッション後の連絡が形だけになっていないかを確かめる方法があります。次のセッションの最初に、前回送った内容に触れられているかです。

「前回お伝えした自宅のストレッチはどうでしたか」。この一言があるかどうかで、客にとっての意味が変わります。触れられなければ、送られた内容は店にとっても重要でなかったことになります。客はそれを敏感に感じ取ります。

触れるためには、前回何を送ったかがセッションの前に見えている必要があります。送った内容が記録と別の場所にあると、セッション直前の数十秒では確認できません。ここが繋がっていない店では、いくら丁寧な文面を送っても、単発の連絡で終わります。

逆に言えば、送った内容が記録と一緒に並んでいれば、次のセッションの冒頭は自動的に決まります。何を話すかを考える時間が要らなくなるので、トレーナーの負担もむしろ減ります。

セッション後の連絡を、予約の流れに繋ぐ

ここまでの話を毎日回すには、記録を書く場所と、連絡を送る場所と、次回の予約を取る場所が分かれていないことが前提になります。分かれていると、1件あたりの手数が増えて、忙しい週にやめます。

どこまで繋がるかは道具によって違うので、扱える範囲はできることで確認してください。決済が必須でない業態に合わせて、予約の受付から次の来店までを一続きにしている作りであれば、その日の記録から次回の案内までが同じ流れの中に入ります。

送る内容は業態で変わります。ジムなら記録と課題、サロンなら施術後の過ごし方というように、載せるものが違います。自店に近い形は業種ごとの使い方で確認できます。型の部分がどこまで自動で埋まるかは、説明より触るほうが早いのでデモを見るから確かめてください。

送信の通数で費用が変わるかどうかは、会員が増えたときに効いてきます。費用の条件は料金にまとまっています。すでに何かを使っていて替えるか迷っているなら、他社との比較に違いと共通点が整理されています。運用でよく出る疑問はよくある質問にまとまっています。

最後に一つ。この連絡でいちばん効くのは、文面の巧さではありません。その日の客のことが書いてあるかどうかです。誰に送っても成立する文章は、誰にも届きません。2行でよいので、その人にしか当てはまらないことを書いてください。それができる形に道具を整えるのが、続けるための条件になります。

Q1. パーソナルジムのセッション後のメールには、何を書けばよいですか？

その日にやった種目と重量、今日の狙い、次までにやること、次回の日時の4つで足ります。感謝の言葉は最初の1行で十分です。次までにやることは1つに絞ってください。2つ以上並べるとどれも実行されません。数字を書いておくと、客は前回と比べて自分で変化に気づきます。

Q2. 送るのはセッションの直後がよいですか、夜がよいですか？

その日のうちに届けば十分です。直後に送りたくてもトレーナーは次の客に入っているので、無理に狙うと記録が雑になります。夜に送る場合は22時を過ぎないようにしてください。書く時刻と送る時刻を分けられる形にしておくと、トレーナーは合間に書いて、決めた時刻にまとめて届けられます。

Q3. 体験の後に送るメールで、契約を勧めてもよいですか？

料金やコースの内容を淡々と書くのは問題ありません。避けたいのは期限や残り枠数で判断を急がせる書き方です。急いで決めた契約は解約や休会の相談として戻ってきます。その日に測った数値、期間の考え方、料金、通える時間帯の空き、この4つを渡して家で考えてもらうほうが、結果として長く続く会員が残ります。

Q4. 口コミの投稿をお願いしても問題ありませんか？

依頼すること自体は禁じられていませんが、頼んだ側が責任を負う構造になっています。星の数や書く内容を指定しない、特典と引き換えにしない、店から依頼した事実が隠れない形にする、という3点を守ってください。判断に迷う設計を思いついたときは、実行する前に消費者庁の案内を確認するか専門家に相談してください。