パーソナルジムのスタッフごとの予約枠｜指名と手空きをどう見せるか

パーソナルジムの予約システムを入れるときに、最初に手が止まるのが枠の作り方です。メニューを登録して営業時間を入れれば、画面の上には空き時間が並びます。ただ、その並びが店の実際と合っていないと、予約は入るのに当日に回らない、という事態が起きます。トレーナーが2人いても同時に2枠を受けられるとは限らないからです。ここでは、パーソナルジムに絞って、枠を誰の持ち物として組むか、どこまで外に見せるかを順番に決めていきます。

枠の上限を決めているのは、トレーナーの人数とは限らない

パーソナルジムで枠を作るとき、多くの店はトレーナーの人数から出発します。3人いるから同時に3枠、という考え方です。ところが、現場で先に足りなくなるのは人ではなく場所であることが珍しくありません。

パワーラックが1台しかない店で、同じ時間に2人がスクワットを組んだメニューを入れると、片方は待ちます。ベンチが1台なら同じことがベンチプレスで起きます。有酸素の機材や測定機器も同様で、体組成計を使う工程を同じ時間に重ねると、どちらかが後回しになります。マンションの一室で運営している小規模な店では、そもそもトレーニングのスペースが1組分しかない、ということもあります。

だから、枠の設計を始める前に確かめるのは次の2つです。

・同じ時刻に、物理的に何組までトレーニングを進められるか ・その上限を決めているのは、人か、機材か、部屋か

答えが「機材」や「部屋」なら、枠の持ち主はトレーナーではなく設備です。トレーナー3人それぞれに枠を開けてしまうと、予約画面上は3枠取れるのに、当日は誰かが待つ形になります。人と設備のうち、少ないほうを基準に枠を開けるのが出発点です。

トレーナー単位で持つか、店の枠として持つか

上限を確かめたうえで、次に決めるのが枠の単位です。選択肢は3つあります。

1つ目は、トレーナーごとに枠を持つ形です。会員が担当を選んで予約するので、担当制の店ではこれが自然です。2つ目は、店として枠を持ち、当日の担当は店が割り振る形。3つ目は、両方を持って、担当が決まっている会員はトレーナーの枠から、体験や初回の人は店の枠から入れる形です。

パーソナルジムは、会員が担当トレーナーに付く業態です。美容室のように「指名なし」で受ける層が一定割合いる業態とは違って、2回目以降はほぼ全員が同じトレーナーを希望します。そのため、1つ目か3つ目を選ぶ店が大半になります。2つ目の店の枠だけで運用すると、担当が回ってこない不満が出やすく、途中で組み直すことになります。

ただし、トレーナーごとに枠を持つ形には注意点があります。設備が律速になっている店では、トレーナーAの枠とトレーナーBの枠が同じ時刻に両方空いて見えるのに、実際には片方しか受けられません。この場合は、トレーナーごとの枠を持ちながら、同時刻の受付上限を店として別に置ける作りが要ります。予約の道具を比べる段階で、この二重の制約を表現できるかは必ず確かめてください。表現できないと、運用でカバーすることになり、結局は誰かが手で見張ることになります。

体験とカウンセリングを、通常のセッションと同じ枠に入れない

パーソナルジムでは、初めて来る人に対して、通常のセッションより長い時間を使います。問診、目標の確認、身体の状態を見る、設備の説明、そして実際に少し動いてもらう。ここまでやると90分かかる店も珍しくありません。

これを通常の60分枠に押し込むと、必ず次の予約に食い込みます。逆に、全部の枠を90分にすると1日に受けられる本数が減ります。だから体験は別のメニューとして、別の長さで登録します。

もう1つ、体験の枠には別の性質があります。誰が対応するかを店が決めたい、という性質です。通常のセッションは担当が決まっていますが、初めて来る人には、その人に合いそうなトレーナーを店側で選びたい場面があります。産後の身体を扱った経験があるトレーナー、競技者を見ているトレーナー、シニアの指導に慣れているトレーナー。振り分けの判断を予約の時点でするなら、体験の枠は担当を選ばせない形にして、予約が入ったあとに割り振るほうが回ります。

体験を受け付ける時間帯を、通常の枠が薄い時間に寄せる考え方もあります。平日の昼など、会員の予約が入りにくい時間に体験を集めると、混み合う夕方の枠を会員に残せます。

シャワーと着替えの時間を、枠の外に出すか中に入れるか

小規模なパーソナルジムで見落とされやすいのが、シャワーの本数です。シャワーが1つしかない店では、前のセッションの人が使っている間、次の人は着替えを始められません。

セッションが60分で、シャワーと着替えに15分かかるとすると、枠と枠の間に15分を置かないと、人が重なります。しかし15分を毎回置くと、1日に受けられる本数が減ります。ここで店が採れる形は3つです。

・枠の長さを60分にして、間に15分の空きを必ず作る ・枠の長さを75分として登録し、実際のセッションは60分とする ・シャワーを使う人と使わない人でメニューを分ける

3つ目は手間のようですが、実際には有効です。朝の枠で仕事に向かう人はシャワーを使い、夜の枠で帰宅する人は使わない、という分かれ方をするので、時間帯で分けるだけでも精度が上がります。

また、機材を戻して消毒する時間も枠の外です。使った器具を元に戻し、ベンチとマットを拭くのに5分はかかります。この5分を枠に含めていないと、トレーナーは休みなく次のセッションに入ることになり、数か月で疲弊します。枠の間隔は、店の効率だけで決めるものではありません。

早朝と夜に山ができる。そこをどう配るか

パーソナルジムの予約は、時間帯が極端に偏ります。出勤前の6時台から8時台と、退勤後の19時台から21時台に希望が集中し、平日の10時から16時は空きます。この形は、会員の大半が働いている人である限り変わりません。

この偏りに対して、店が採れる手はいくつかあります。1つは、山の時間帯だけトレーナーを厚く配置することです。ただしトレーナーの生活も朝と夜に引き裂かれるので、長くは続きません。分割勤務を常態にすると、離職の理由になります。

もう1つは、空いている時間帯に来られる層を増やすことです。シフト制の職場に勤めている人、自営の人、子どもを送り出したあとの時間が空く人、退職後の人。この層に届く案内を出せると、昼の枠が埋まります。価格を変えて誘導する店もありますが、価格を下げると夜から昼に移る人が出るだけで、全体の売上が下がることがあります。動かすなら、対象を絞った案内のほうが安全です。

3つ目は、山の時間の枠をあらかじめ固定の会員で埋めてしまう形です。次の節で扱います。

固定枠と都度予約が、同じ時間帯を取り合う

パーソナルジムでは、毎週同じ曜日の同じ時刻に通う会員が一定数います。この人たちのために枠を固定で押さえると、予約の手間が消えます。一方で、固定枠を増やすほど、都度予約で取れる枠が減ります。

夜の19時台が週5日で5枠しかない店で、そのすべてを固定にすると、都度予約の会員は夜に入れなくなります。その人たちは「予約が取れない店」だと感じます。逆に固定をまったく置かないと、毎週同じ時間に通いたい人が毎回の予約に追われ、取れなかった週は来店が飛びます。

現実的な線は、山の時間帯の枠のうち半分程度を固定に回し、残りを都度予約に開けておく形です。そのうえで、固定枠には期限を置きます。3か月ごとに継続の意思を確認する、という運用にすると、来なくなった人の固定枠が空いたまま残ることを防げます。固定を無期限にすると、実際には月に1回しか来ていない人の枠が毎週押さえられたままになります。

固定枠を扱うときに予約の道具に求めるのは、繰り返しの登録ができることと、1回だけ休むときにその日だけ枠を戻せることです。後者ができないと、休む連絡のたびに店が手で消すことになります。どこまで扱えるかは道具によって差が大きいので、できることのような機能を並べたページで、繰り返し予約の扱いを先に見ておくと候補が絞れます。

手空きの枠を、どこまで外に見せるか

空いている枠をすべて公開すると、店の状態がそのまま見えます。開店したばかりの店や、トレーナーを増やした直後の店では、画面が空きだらけになります。これを見た人がどう感じるかは、店の打ち出し方によって変わります。

空きが多いことは、予約の取りやすさとして伝わる面もあります。一方で、人気がない店に見える面もあります。どちらに転ぶかは、その店が何を売りにしているかで決まります。

実務としてよく採られるのは、公開する枠の数を絞る形です。全部の空きを出さず、直近の数日分だけ、あるいは各日2枠までを出す。こうすると画面が適度に埋まって見え、かつ問い合わせが来たときに調整の余地が残ります。ただし絞りすぎると、本当に取りたい人が取れずに離れます。

別の考え方として、空きの数ではなく、埋まっている枠を見せない形もあります。予約済みの枠を「予約済み」と表示せず、単に選べない状態にするだけなら、誰にも何も伝わりません。開店直後の店では、この形が無難です。

トレーナーごとに、同じメニューでも所要時間が違う

経験を積んだトレーナーと、入って半年のトレーナーでは、同じ内容を同じ時間では終えられません。説明に時間がかかる、フォームの修正に手間取る、記録を付けるのが遅い。この差は必ずあります。

枠の長さを店で一律に決めると、この差が当日のずれとして出ます。新人の枠だけ次に食い込む、という形です。対策は2つあります。

1つは、トレーナーごとに枠の長さを変えられるようにすることです。新人の枠を70分で登録し、慣れてきたら60分に戻す。予約の画面上は同じメニューでも、担当によって押さえる時間が違う、という状態を作ります。

もう1つは、新人の枠の後ろに空きを置く形です。枠の長さは変えず、次の枠を入れない。この形なら、余った時間を記録の整理や振り返りに使えます。

どちらの形を採るにしても、枠の設定を変える権限を誰が持つかは決めておいてください。トレーナー本人が自分の枠を自由に開け閉めできると、忙しい日に枠を閉じてしまい、店として受けられたはずの予約を逃します。

シフトと予約枠は別物。つなぐ場所を1つに決める

トレーナーのシフトが決まっていないと、枠は開けられません。ところが、シフトは月の半ばに決まり、予約は2か月先まで入れたい。この時間差が、枠の管理をややこしくします。

やってはいけないのは、シフト表と予約画面を別々に手で合わせることです。最初は合っていても、シフトの変更が1回あると必ずずれます。ずれたことに気づくのは、当日に誰も出勤していない枠に予約が入っていたときです。

現実的な形は、先の月については限られた枠だけを開けておくことです。確定している固定枠と、どのトレーナーでも受けられる時間帯だけを出し、残りはシフトが確定してから開ける。会員には「翌月分は毎月◯日に開きます」と伝えておけば、混乱しません。

シフトが確定したら、枠を開ける作業をその日のうちに済ませます。この作業を誰がやるかを決めておかないと、月末に誰もやらないまま翌月に入ります。

担当が休むとき、誰の枠を崩すか

トレーナーが体調を崩した日は、その人の枠に入っている予約をどうにかしなければなりません。判断の順番を決めておかないと、当日の朝に店長が悩むことになります。

順番の例を挙げます。まず、他のトレーナーの空き枠に同じ時刻で入れられるかを見ます。入れられるなら、担当が変わることを伝えて了承を取ります。次に、同じ日の別の時刻に空きがあるかを見ます。それも無理なら、別の日への振替を提案します。

このとき、会員に選んでもらうのか、店が決めて提案するのかで、連絡の回数が変わります。選択肢を並べて選んでもらうと、往復が増えます。「この日のこの時間に振り替えました。都合が悪ければお知らせください」と1本で伝えるほうが、当日の朝には現実的です。

そして、担当が変わることを嫌う会員は必ずいます。その人には振替を提案する、と最初から決めておくと、判断が速くなります。会員ごとの好みは、記録として残しておく価値があります。

業務委託のトレーナーが入る場合、枠の持ち主が変わる

パーソナルジムには、雇用ではなく業務委託でトレーナーが入っている店があります。また、トレーナーに時間を貸す形で場所を提供している店もあります。この場合、枠の持ち主は店ではありません。

委託のトレーナーは、自分の会員を自分で持っています。店が枠を管理すると、そのトレーナーの予約まで店が握ることになり、契約の性質と合わなくなる場面が出ます。一方で、店の設備を使う以上、同時刻に何組まで入れるかは店が決めなければなりません。

この折り合いのつけ方は、設備の枠を先に配る形です。店が持っている時間帯を区切って、各トレーナーに割り当てる。割り当てられた時間の中で誰をいつ入れるかは、そのトレーナーが決める。この形なら、設備の重複は起きず、かつ予約の中身には店が踏み込みません。

会員の情報をどちらが持つかも、あわせて決めます。委託のトレーナーが抜けたときに、その人の会員の連絡先が店に残らない形にしておくと、後で困るのは店です。逆に、店が全部を握る形にすると、委託の条件として厳しくなります。

そして、店が持っている会員の情報を委託のトレーナーに扱わせる場合は、個人情報の保護に関する法律の定めが関わります。同法は委託先の監督について次のように定めています。

個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

予約の画面に会員の氏名、連絡先、問診の内容が入っている以上、そこにアクセスできる範囲をどう絞るかは、この監督の一部になります。委託のトレーナーに店の予約画面を見せる場合、自分が担当する会員だけが見える形にできるかどうかを、道具を選ぶ段階で確かめておいてください。全員の情報が誰にでも見える作りだと、監督の説明が難しくなります。契約を結ぶ前に、この点も文書にしてください。

得意分野で受ける相手を分けるかどうか

トレーナーが複数いる店では、それぞれに得意な領域があります。競技力を上げたい人を見るのが得意なトレーナー、産後の身体を扱ってきたトレーナー、腰や膝に不安のある人の指導に慣れているトレーナー。

この差を予約の枠に反映させるかどうかは、店の規模で答えが変わります。トレーナーが2人なら、分けるほどの差は作れません。3人以上になると、誰に当てるかで結果が変わってくるので、体験の段階で振り分ける価値が出ます。

ただし、予約の画面に「産後専門」のような表示を出すことには慎重であるべきです。身体に不安のある人を受けるという表示は、医療的な判断ができるという印象を与えかねません。パーソナルジムは医療機関ではないので、痛みや疾患のある人については、医師の判断を先に得てもらう形にしておく必要があります。予約の入口に問診を置いて、該当する項目があれば店から連絡を取る、という流れにしておくと安全です。

問診と同意を、予約の中に組み込む

パーソナルジムは、身体に負荷をかける業態です。既往歴、服薬、血圧、直近のけが。これらを知らないまま初回のセッションに入るのは、店にとっても会員にとっても危険です。

紙の問診票を来店時に書いてもらう形だと、記入と確認に10分取られます。90分の体験枠のうち10分が事務作業に消えるのは、もったいない使い方です。予約を受けた時点で問診を回収できると、この10分が指導の時間になります。

さらに、事前に内容を見ておけると、当日のメニューを組んだ状態で迎えられます。膝に不安があると書かれていれば、負荷のかけ方を変えたメニューを用意できます。当日に初めて知ると、その場で組み直すことになります。

予約の道具を選ぶときは、予約と一緒に質問への回答を集められるか、その回答を予約の詳細から見られるかを確かめてください。別のフォームで集めて、予約と突き合わせる形は、件数が増えると必ず取り違えが起きます。決済を必須にせず、予約の受付から次の来店までを一続きにする作りであれば、問診の回収も同じ流れの中に置けます。

オンラインの指導を、対面と同じ表に載せるか

食事の相談やフォームの確認を、画面越しで受けている店が増えています。この枠を対面と同じ表に載せるかどうかは、置き場所の問題ではなく、重ならないようにするための問題です。

同じ表に載せない場合、トレーナーは2つの予定表を見ることになります。対面の予定表で18時が空いていても、オンラインの予定表に18時が入っていれば受けられません。この確認を毎回するのは現実的ではないので、遅かれ早かれ重複します。

同じ表に載せる場合は、枠の性質の違いを吸収する必要があります。オンラインは設備を使わないので、トレーニングスペースの上限とは無関係です。つまり、対面の枠が埋まっている時間でも、別のトレーナーがオンラインの枠を受けられます。人の予定としては重なりませんが、設備の上限には数えない。この扱いができる作りかどうかで、表の正確さが変わります。

もう1つ決めることがあります。オンラインの枠をどこから接続するかです。店から接続するなら、店の中に静かな場所が要り、その場所も設備として枠に数えることになります。トレーナーの自宅から接続するなら、店にいる必要がないので、シフトの考え方そのものが変わります。どちらを採るかで、枠に何を紐づけるかが変わるので、先に決めてください。

セミパーソナルの枠を、1対1と同じ画面で扱うか

1対1に加えて、2人から4人の少人数で見るセミパーソナルを置く店があります。空いている時間の稼働を上げる手として合理的ですが、枠の扱いは1対1とまったく違います。

1対1の枠は、1人が予約した時点で閉じます。セミパーソナルの枠は、定員に達するまで開いたままです。同じ画面に混在させると、会員から見て「なぜこの枠は他の人も入れるのか」が分かりません。メニューの名前と説明で区別するだけでは足りず、枠の見え方そのものを変える必要があります。

さらに、定員に対して1人しか集まらなかったときの扱いを決めておく必要があります。1人でも実施するのか、最少人数に達しなければ中止するのか。中止するなら、いつまでに判断して、どう伝えるか。ここを決めずに始めると、前日の夜にトレーナーが悩むことになります。

定員に達しなかった枠を、開始の数時間前に1対1として売り直す形もあります。ただしこれをやると、セミパーソナルの価格で申し込んだ人が1対1を受けることになり、価格の説明が崩れます。売り直すなら、セミパーソナルの枠を先に閉じて、別の枠として開け直すのが筋です。

トレーナーが辞めるとき、枠と会員をどう動かすか

退職の連絡を受けてから実際に辞めるまでの間に、店がやるべきことは3つあります。

1つ目は、その人の枠に入っている先の予約を洗い出すことです。1か月先まで予約が入っているなら、その全部を別の担当に移すか、日程を変えるかの判断が要ります。

2つ目は、担当していた会員への伝え方を決めることです。誰が、いつ、どの順番で伝えるか。本人から伝えるのか、店から伝えるのか。ここを決めずに進めると、会員によって知るタイミングがばらつき、聞いていない人から不満が出ます。

3つ目は、新しい担当での初回をいつにするかです。担当が変わった直後は、会員が通うのをやめる理由が生まれやすい時期です。引き継ぎのセッションを1回置いて、前の担当と新しい担当が両方いる状態で1回受けてもらう形にすると、離脱が減ります。その1回をどう扱うか、回数を消化するのか店の負担にするのかも、先に決めてください。

店長がセッションを持つ店では、事務の時間を枠から抜く

トレーナーが2人から3人の店では、店長自身がセッションを持っています。同時に、見学の対応、問い合わせへの返信、請求の処理、シフトの作成、備品の発注もやっています。この事務の時間を枠から抜いていないと、予約で1日が埋まり、事務が営業後に回ります。

やり方は単純で、事務の時間をあらかじめ枠として押さえてしまうことです。予約を受け付けない時間帯として登録し、そこには誰も入れないようにする。平日の2時間を確保できれば、月末にまとめて片付ける必要はなくなります。

このとき、押さえる時間帯の選び方が効きます。予約の希望が薄い平日の昼に置くのが自然に見えますが、そこは見学や体験を受けたい時間帯でもあります。事務を朝いちばんか、夜の営業が終わったあとに寄せて、昼は空けておく形のほうが、機会を逃しません。

店長の枠を他のトレーナーと同じ扱いで公開すると、埋まりやすい時間から先に入ります。結果として、判断が要る仕事をする時間が残りません。店長の枠は、公開する本数を意図的に減らすところから始めてください。

枠を変えたかどうかを、3つの数字で確かめる

枠の組み方を変えたら、効果を数字で見ます。感覚で「前より回るようになった」と言っても、次の判断には使えません。

見る数字は3つです。1つ目は、トレーナー1人あたりの1週間のセッション本数です。枠を増やしたのに本数が増えていないなら、増やした枠が希望のない時間帯だった、ということです。

2つ目は、公開した枠のうち埋まった割合です。70%を超えているなら枠が足りていない兆候で、40%を下回るなら開けすぎです。時間帯ごとに出すと、どこを削ってどこを増やすかが見えます。

3つ目は、当日の変更と振替の件数です。枠の間隔が短すぎると、ずれが積み重なって当日の調整が増えます。この数字が減らないなら、枠の長さか間隔のどちらかが実態と合っていません。

この3つを月に1回出せば、枠の設計は少しずつ実態に寄っていきます。道具を選ぶ段階では、こうした数字を後から取り出せるかどうかも見ておくと、あとで手作業で数える羽目になりません。他の業態がどういう枠の持ち方をしているかは業種ごとの使い方に業種ごとの例が並んでいますし、実際の画面での枠の見え方はデモを見るで確かめられます。扱える範囲の違いは他社との比較で並べて見ると差が分かりやすく、費用の考え方は料金、細かい条件はよくある質問にまとまっています。

Q1. トレーナーが複数いる場合、枠はトレーナーごとに持つべきですか？

担当制の店ならトレーナーごとに持つのが自然です。ただし、パワーラックやトレーニングスペースが1組分しかない店では、トレーナーの数だけ枠を開けると当日に待ちが出ます。人と設備のうち少ないほうを基準に、同時刻の受付上限を店として別に置ける作りにしてください。

Q2. 毎週同じ時間に通う会員の枠を固定すると、他の人が予約できなくなりませんか？

希望が集中する夜の時間帯は、枠の半分程度を固定に回し、残りを都度予約に開けておくのが現実的です。あわせて固定枠には3か月程度の期限を置き、継続の意思を確かめてください。無期限にすると、月に1回しか来ない人の枠が毎週押さえられたまま残ります。

Q3. セッションとセッションの間は、どのくらい空けるべきですか？

器具を戻して拭く時間だけで5分はかかります。シャワーが1つしかない店では、着替えを含めて15分ほど見ないと人が重なります。60分のセッションを75分の枠として登録するか、枠の間に空きを必ず置くかのどちらかにしてください。間隔を詰めすぎると、当日の振替が増えます。

Q4. 空いている枠は、すべて公開したほうがよいですか？

店の状況によります。空きが多いことは予約の取りやすさとして伝わる一方、人気がないようにも見えます。開店直後は、直近の数日分だけを出す、各日2枠までを出す、といった形で絞る店が多いです。絞りすぎると本当に取りたい人が取れなくなるので、埋まり具合を見ながら調整してください。